Reuniones previas a la integración de un ERP.

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Un factor determinante de éxito en la integración de un ERP viene dado por la calidad de información, cualitativa y cuantitativa, obtenida en las reuniones previas con las personas de la organización que ha decidido implementar un ERP.

Es interesante que dicho acopio se realice con cierta perspectiva. En ocasiones desde dentro de la organización estamos condicionados en función del puesto que ocupemos, la formación que tengamos o nuestras relaciones personales, no es lo mismo abordar un proyecto desde un punto de vista financiero, de producción, comercial o técnico. Lo ideal sería una equidistancia que nos permitirá objetivar la información obtenida.

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Sin entrar en detalles la información a obtener sería:

A nadie se le escapa que para integrar adecuadamente un ERP es necesario conocer los procesos de la organización, en ocasiones no claramente definidos. En las reuniones previas dibujaremos dichos procesos, lo que nos permitirá buscar mejoras o en su caso acometer una reingeniería de los mismos, aportando valor al proyecto.

Una vez analizados nuestros procesos incluidas posibles mejoras, se han de documentar los requerimientos que el sistema de gestión a implantar ha de atender, estableciendo prioridades si fuera necesario, y no olvidándose de futuras escalabilidades.

Las reuniones previas nos permitirán definir dichas necesidades, redactándose un documento que dictaminará de antemano los objetivos de la integración del ERP. También a la hora de seleccionar la plataforma y el integrador, facilitará la labor de detectar qué funcionalidades están cubiertas por el estándar y cuales han de ser desarrolladas, sabiendo que los desarrollos implican mayor coste económico y mayor duración de la integración.

En algunas empresas, especialmente aquellas que no emplean sistemas de gestión integrados, cada departamento viene actuando con cierta independencia del resto, la información no fluye y por tanto se tiende a actuar como pequeñas islas, incluso en ocasiones ocultando información o know-how que hace creer falsamente a ciertos perfiles que actuando así son imprescindibles a ojos de la organización.

En este sentido, las reuniones previas a la integración del ERP nos permitirán definir y documentar hasta dónde llegan las obligaciones y responsabilidades de cada área de gestión, sabiendo cómo y cuándo la información fluye entre departamentos, así como sus relaciones internas y con terceros (clientes, proveedores, etc). Todo ello nos permitirá evolucionar desde una organización opaca con información estanca hacia una organización capilarizada por la que fluye la información, optimizando la toma de decisiones y en consecuencia, la gestión de la misma.

Las reuniones previas nos permiten el cara a cara con los usuarios, al menos con los usuarios clave. La interacción con las personas de la organización es vital, descubriéndonos su predisposición o no al cambio. Las personas, si les escuchamos con capacidad critica, nos suministrarán información clave de gran valor en la integración del ERP que además ayudará a mejorar los procesos de la empresa.

Mas allá de la plataforma, y dando por supuesto el saber-hacer del integrador, el factor de éxito determinante en la integración de un ERP son las personas, y es labor de la dirección (interna y externa) del proyecto saber COMUNICAR con las personas integrantes del equipo, informarles de qué estamos haciendo, por qué lo hacemos y cuáles son los objetivos que esperamos obtener, así como saber recoger sus aportes de valor al proyecto.

Y esta comunicación debe comenzar en las reuniones previas y

desarrollarse hasta la finalización del proyecto.

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1 opinión en “Reuniones previas a la integración de un ERP.”

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