Elegir un ERP

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Elegir un ERP

Es un proceso que marcará el devenir de la organización, no sólo durante la implantación, sino durante los próximos años. Una elección equivocada puede suponer enormes quebraderos de cabeza durante y después del proceso. En no pocas ocasiones la implementación del mismo termina en fracaso o con una sensación de proceso inacabado.

Un ERP es una aplicación informática con la que se gestiona toda la información de la empresa, tanto la producida internamente, como la obtenida desde el exterior. Ofrece, o debería, en tiempo real una visión global de la evolución del negocio, un control total sobre el mismo, facilitando información actualizada y veraz que le permitirá optimizar su toma de decisiones y en consecuencia su cuenta de resultados.

Por una parte hablaríamos del proceso de elección: equipo de selección, recopilación de información (necesidades propias, soluciones, implantadores), valoración propuestas, análisis presupuestos, toma de decisión.

Por otra tendríamos en cuenta al menos los siguientes puntos:

Análisis de necesidades

Es fundamental saber para qué vamos a implementar un ERP.

Conocer nuestros procesos y determinar con claridad qué queremos controlar y gestionar. Simplemente documentar cómo hacemos lo que hacemos, qué controles realizamos o quisiéramos realizar determinando indicadores de control.

Así podremos centrar la elección en función de nuestras necesidades y dirigiendo las posibles propuestas hacia nuestros requerimientos.

Defina objetivos

Tras analizar los procesos de la empresa y los requerimientos de los usuarios clave, atendiendo a las necesidades de mejora de la organización y no tanto a las formas de trabajo de cada uno de esos usuarios, es conveniente realizar un check list con los requisitos que la herramienta debe cubrir, agrupándolos en categorías: prioritario, importante, prescindible que de cara a la selección marcaremos como estándar, parametrizable, desarrollo.

En caso de desarrollo habrá que conocer el tiempo y coste del mismo por parte del implantador.

Esta matriz nos dará un valor objetivo en la selección de la plataforma, lo mismo podría aplicarse al implantador: experiencia, capacidades, disponibilidad, etc.

En las demos será preciso que el implantador nos presente el producto y su experiencia, casos de éxito, conocimiento del producto, en ocasiones las presentaciones son excesivamente comerciales.

Es imprescindible que en función de las necesidades que nosotros hemos definido seamos capaces de establecer una elección lo más objetiva posible, tanto de la herramienta como del implantador.

Trabajo en equipo

Siempre debe haber una dirección de proyecto, interna o externa, que nos permita elaborar un documento en base a nuestras necesidades. Esa dirección deberá realizar un trabajo previo con los usuarios clave, y después ser capaz de redactar las necesidades de la organización y trasladarlas a los potenciales implantadores.

Elegido el producto e implantador, hará de conexión entre la organización y el equipo implantador para que el proyecto llegue a buen término.

Presente y futuro

El de su empresa, valore y priorice en función de sus necesidades actuales, pero manteniendo la vista en el futuro. Hacia dónde va su empresa?, cubre el ERP las necesidades de su empresa, y a medio o largo plazo?.

Funcionalidad disponible

El ERP debería ser funcionalmente completo. En principio la empresa debería ser gestionada en su totalidad con el mismo ERP. Logistica, producción, compras y ventas, financiero, RRHH, calidad, trazablidad, BI, ecommerce, en principio cuanta mayor funcionalidad tenga el ERP a seleccionar, mejor.

Los ERP, al menos el elegido debería serlo, son escalables con lo que podemos ir incorporando funcionalidad conforme las necesidades de la empresa vayan creciendo.

Desarrollos los justos

A día de hoy existen multitud de ERP desarrollados de carácter genérico que contemplan la mayoría de las casuísticas que puedan darse en las organizaciones, sobretodo cuando hablamos de una PYME. Además existen en muchas ocasiones verticales específicos para múltiples sectores.

Un buen ERP paquetizado dispondrá a su vez de herramientas de desarrollo que permitirán adaptarlo a las necesidades particulares de su negocio, será configurable y flexible adaptándose a las necesidades de la empresa. De la empresa, no de cada usuario final.

Comenzar desde cero un ERP es un proceso lento y costoso, que pocas PYME’s pueden permitirse, por lo que es tan importante elegir un ERP adecuado a las necesidades de su empresa como contar con un proveedor que sea capaz de adaptarlo a los requisitos de su organización.

Normalmente suele ser más positivo adecuar un ERP existente, que desarrollar uno a medida. En cualquier caso, tocar mucho core, tampoco es la mejor solución.

Código fuente

Independientemente de la elección del tipo de licencia del ERP, debería exigir por contrato el libre acceso al código fuente. Así podrá en caso de necesidad, cambiar de proveedor.

Libre o privativo

Depende, no sé hasta que punto existe el SL en ERP. Yo apostaría por el software libre, si bien es difícil encontrar un ERP con funcionalidad completa y que sea totalmente libre. Hay varios que ofrecen versiones community y versiones enterprise, teniendo la primera una funcionalidad limitada que puede ser amplia y cubrir las necesidades requeridas, y la segunda un canon por licencias, por uso, por usuarios u otras.

El software privativo supuestamente concede más garantías al usuario final, si bien esto es bastante discutible. Aunque si que es cierto que parece que sigue un guión de desarrollo más lógico. Ahora bien, el fabricante cobra por sus licencias que en realidad no las vende, sino que las licencia para su uso. Y que suelen ir asociadas a un canon anual de uso, garantía de evolución u otro calificativo similar.

No tarde

Un ERP permite:

  • Tomar decisiones: por acceso a toda la información en todos los departamentos.
  • Mejorar la atención al cliente: conocimiento en todo momento del estado de nuestra relación con el mismo, conocimientos de sus demandas y necesidades.
  • Aumentar la productividad: mayor control y gestión de información, optimización de procesos, automatización de operaciones.
  • Favorecer el crecimiento ordenado de la organización: el ERP estandariza la gestión y organiza la expansión.
  • Seguridad de acceso a la información: niveles de acceso a la información, integración de la misma en una sola aplicación.
  • Control de acceso y tratamiento.
  • Disminuye la duplicidad de datos y los errores en la gestión de los mismos: introducción de información una sola vez que se modifica en función de nuevas variables.
  • Cambio cultural: toda la organización trabaja de igual manera con el mismo sistema de gestión. Definición de procesos y procedimientos.
  • Ahorro

Si desea más información o ayuda para elegir un ERP, contacte con nosotros

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